Quando il tuo business cresce, arriva sempre il momento in cui la gestione del sito viene delegata anche ad altre persone. Può essere una collaboratrice che deve caricare gli articoli del tuo blog, una consulente che sistema la SEO, una web master che si occupa degli aggiornamenti o una sviluppatrice che deve implementare una funzionalità personalizzata: in ogni caso la domanda che ti ritrovi a farti è “quale accesso devo darle?”.
Il primo impulso è quello di risolvere la questione nel modo più veloce, creando un utente amministratore. Ma veloce, in questo caso, non significa anche indolore. Dare l’accesso al proprio sito è un atto di profonda fiducia, che va fatto con consapevolezza e senza mettere mai in secondo piano la sua (e la tua) sicurezza.
In questo articolo vediamo insieme quali sono i ruoli che WordPress ti permette di assegnare, come fare per scegliere quello giusto in base ad ogni necessità e alcune piccole accortezze che devi sempre ricordarti di prendere quando aggiungi nuove collaboratrici al sito.
I cinque ruoli di WordPress
WordPress prevede di base cinque ruoli predefiniti per gli utenti, ognuno dei quali apre le porte a determinate sezioni del sito e ne chiude delle altre. Questi diversi livelli di permesso concedono al proprietario del sito di dare ad ogni collaboratore esattamente l’accesso necessario per svolgere il suo compito. Vediamoli uno per uno.
Amministratore
È il ruolo che fornisce controllo totale sul sito. Un utente amministratore può fare qualsiasi cosa, come per esempio:
- installare o rimuovere plugin o temi;
- creare, modificare ed eliminare qualsiasi tipo di contenuto (es. pagine, articoli, prodotti, ecc.);
- cambiare qualsiasi impostazione del sito;
- creare, modificare o eliminare altri utenti;
- aggiornare WordPress, plugin e temi.
A chi concedere questo ruolo: come proprietaria del sito, tu devi sempre avere un accesso Amministratore a tua disposizione. Oltre a te, dovresti concedere il ruolo Amministratore a chiunque lavori nel tuo sito in profondità e a livello tecnico (es. una web master o una sviluppatrice).
Editore
Adatto a chi si occupa esclusivamente di gestire i contenuti del sito, senza toccare la parte tecnica. A differenza dell’autore, che vedremo subito dopo, può intervenire sui contenuti prodotti da qualunque altro utente.
L’editore può:
- scrivere, modificare, pubblicare ed eliminare qualsiasi articolo o pagina;
- moderare i commenti agli articoli;
- gestire categorie e tag.
Non ha alcun accesso, invece, ai plugin, al tema, agli utenti o alle impostazioni di sistema.
A chi concedere questo ruolo: a chi gestisce i contenuti del sito o il blog al posto tuo, come una copywriter o un’assistente virtuale.
Autore
Questo ruolo ha un potere leggermente inferiore rispetto all’editore, in quanto può scrivere, modificare, pubblicare ed eliminare solo i propri contenuti, mentre non può intervenire su quelli creati dagli altri utenti.
A chi concedere questo ruolo: a chi ha uno spazio riservato nel tuo sito, come per esempio una collega che ospita una rubrica nel tuo blog.
Collaboratore
Un gradino sotto del ruolo Autore c’è il ruolo Collaboratore, che può scrivere e modificare i propri articoli, ma non può pubblicarli né caricare immagini nei media. Una volta scritto il contenuto, questo resta nelle bozze in attesa di essere revisionato e pubblicato da un utente con permessi maggiori.
A chi concedere questo ruolo: a chi ti aiuta nella creazione di nuovi contenuti per il sito che, però, hanno bisogno della tua revisione prima della pubblicazione.
Sottoscrittore
Questo è il ruolo minore concesso da WordPress, poiché permette solo l’accesso e la gestione del proprio profilo, senza nessun accesso a contenuti o impostazioni di sistema.
A chi concedere questo ruolo: agli utenti registrati, se nel tuo sito è presente un’area riservata o un’academy che gestisce gli iscritti utilizzando questo ruolo.
I ruoli di WooCommerce
Nel caso in cui il tuo sito sia un e-commerce gestito con WooCommerce, vengono aggiunti automaticamente due ruoli in più, pensati per chi acquista e chi si occupa del negozio al posto tuo.
Cliente
Questo è il ruolo che viene attribuito in automatico a chi si registra al sito per acquistare un prodotto. Il ruolo Cliente permette di:
- accedere al proprio account e aggiornare i propri dati;
- consultare gli ordini fatti;
- scaricare eventuali prodotti virtuali.
Responsabile del negozio (Shop Manager)
È il ruolo dedicato a chi si occupa della gestione del negozio. Questo tipo di utente può:
- creare, modificare ed eliminare i prodotti dello shop;
- gestire gli ordini, gli sconti ed emettere i rimborsi;
- consultare le statistiche di vendita;
- gestire le schede dei clienti.
A chi concedere questo ruolo: a chi gestisce il tuo negozio in completa autonomia, come per esempio un’assistente che segue gli ordini e le spedizioni o una collaboratrice che si occupa del caricamento dei prodotti e dell’aggiornamento del catalogo.
L'errore più comune nella gestione dei ruoli su WordPress
Quando si deve aggiungere un collaboratore al proprio sito WordPress, spesso si finisce per concedere un ruolo utente più grande di quello che serve, per fretta oppure per ingenuità. Si dà piena fiducia, convinte che dopotutto non possa succedere nulla di male, ma in realtà questo è uno degli errori più diffusi.
Non è questione di malafede, ma di prevenzione e sicurezza. Dare pieni poteri a chi magari non ha piena conoscenza delle impostazioni presenti nel tuo sito aumenta il rischio di danni accidentali. C’è il rischio, ad esempio, che venga lanciato un aggiornamento nel momento sbagliato, oppure che vengano disattivati dei plugin per errore. Più mani hanno accesso completo all’intero sito, più aumentano le probabilità di piccoli incidenti.
Oltre a questo problema, c’è anche un aspetto più serio: ogni nuovo utente è una porta d’ingresso in più e, se le credenziali di un Amministratore vengono accidentalmente condivise (per esempio in una fuga di dati), chiunque ne venga in possesso ha ampio accesso all’intero sito, con tutti i rischi del caso.
Ecco perché è molto importante valutare sempre il ruolo più adatto a seconda delle esigenze. Chi scrive articoli, ad esempio, non ha bisogno di accedere alle impostazioni di sistema.
Cosa fare quando una collaborazione finisce
Alcune collaborazioni possono essere occasionali, altre possono concludersi dopo un lungo periodo, ma cosa è necessario fare quando un accesso non viene più utilizzato?
Il più delle volte, purtroppo, si tende a non fare nulla: l’account rimane lì, registrato, assieme a tutti gli altri. Ma davvero lasceresti una copia delle tue chiavi di casa ad un ex coinquilino che si è trasferito altrove?
Sempre per un discorso di sicurezza e prevenzione, quando una collaborazione si chiude dovresti sempre ricordarti di:
- rimuovere l’utente che non serve più, oppure abbassarlo a Sottoscrittore se ci sono contenuti firmati da lui che non vuoi perdere o riassegnare ad altri;
- cambiare eventuali password condivise, se ne avevate, comprese quelle dell’hosting, dell’FTP, dell’area clienti del dominio ecc..
Quattro abitudini che riducono i rischi legati ai ruoli su WordPress
Ci sono quattro piccole, preziose regole che possono aiutarti a ridurre ulteriormente l’insorgere di problemi legati alla presenza di più utenti con ruoli diversi all’interno del tuo sito. Non sostituiscono le azioni di cui ti ho parlato nei paragrafi precedenti, ma si tratta di attenzioni aggiuntive che rafforzano la sicurezza del tuo spazio online e che ti consiglio davvero di fare tue.
- Crea un account per persona e non usare mai account condivisi. Se due persone utilizzano lo stesso accesso per lavorare sul sito, non saprai mai chi ha fatto cosa: con gli account separati la cronologia delle modifiche diventa più chiara e, se devi revocare un singolo accesso, puoi farlo senza toccare gli altri.
- Fai una revisione dell’elenco utenti ogni sei mesi, cancellando quelli che non servono più. Può sembrarti inutile, ma può succedere di scordarsi di cancellare un ex collaboratore o di revocare l’accesso al precedente web master quando scegli di appoggiarti a qualcun altro.
- Attiva l’autenticazione a due fattori per gli account Amministratore. È una misura preventiva che complica davvero la vita a chi tenta di accedere al tuo sito, soprattutto se è riuscito a rintracciare le credenziali corrette. Esistono plugin gratuiti che ti permettono di configurare facilmente quest’opzione.
- Usa password sempre diverse. Crea sempre password diverse e complesse per ogni utente e, soprattutto, crea password diverse da quelle che utilizzi per altri servizi.
Gestisci il tuo sito a più mani con consapevolezza
La necessità di gestire il sito web a più mani è un piccolo traguardo del tuo business, perché significa che la tua attività è cresciuta abbastanza da non riuscire più a stare solo nelle tue. Tuttavia è importante che ogni paio di mani abbia la chiave giusta per entrare nel tuo spazio: quella che le permette di accedere alle sezioni utili per svolgere il proprio compito.
Se ti ritrovi nella situazione di dover rivedere l’elenco utenti del tuo sito ma non sai da dove iniziare, possiamo prenderci un’ora e farlo insieme, con la mia consulenza oraria Sibilla. Durante la videocall, apriamo l’elenco utenti del tuo sito, capiamo chi c’è e quali sono i suoi compiti, assegniamo a ciascuno il ruolo giusto e togliamo gli accessi che non servono più, così la prossima volta che devi assegnare un ruolo a una collaboratrice sai esattamente cosa fare.
Siti web in Wordpress
